Maak gebruik van de markt voor een beter resultaat

Daar waar bij preventief onderhoud voorgeschreven wordt hoe de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, biedt het uitvoeren van planmatig onderhoud de kans om gebruik te maken van de kennis van de markt en waar mogelijk onderhoud te combineren met duurzame oplossingen vanuit creativiteit van de contractpartijen.

Visie planmatig onderhoud

Een belangrijk onderdeel in de visie voor het aanbesteden van planmatig onderhoud is de verschuiving van het voorschrijven van de werkzaamheden in een bestek of werkomschrijving naar het beoordelen van de plannen die door gecontracteerde partijen wordt opgesteld. De aanbesteding wordt ingericht dat er per discipline (bijv. dak of bouwkundig) drie partijen worden gecontracteerd. Vanuit de drie gecontracteerde partijen wordt jaarlijks één partij geselecteerd voor de uitvoering van de werkzaamheden in dat jaar.

Aan de drie partijen wordt gegund middels een aanbestedingsprocedure gericht op kwaliteit. Het contracteren van drie partijen zorgt ervoor dat partijen gedurende de overeenkomst scherp blijven en getriggerd worden om per jaar te komen met een passende en creatieve oplossing binnen de gestelde kaders. Een ander belangrijk voordeel is dat het mogelijk is om de partijen te laten nadenken over duurzame of innovatieve oplossingen om zo de vastgoedportefeuille te verbeteren.

Jaarlijkse mini competitie

Met de drie gecontracteerde partijen wordt er jaarlijks een mini competitie doorlopen. Op basis van het MJOP wordt er per discipline een jaarplan opgesteld door de opdrachtgever. Op basis van het jaarplan wordt aan de drie partijen gevraagd om hiervoor een uitvoeringsplan te maken. Dit is de uitvraag voor de jaarlijkse mini competitie. Het plan dient inzicht te geven in hoe de partij de werkzaamheden gaat uitvoeren binnen de gestelde kaders. Hier wordt er gebruik gemaakt van de kennis van de markt en is het mogelijk dat er oplossingen aangedragen worden die anders niet voorgeschreven zouden worden in een werkomschrijving. De beoordeling van de minicompetitie gebeurd door de inhoudelijk beoordeling van de ingediende plannen, het best beoordeelde plan wordt uitgevoerd.

Kaders voor plannen

Bij de uitvraag voor het opstellen van de plannen wordt als belangrijkste kader het plafondbedrag meegegeven. Het plafondbedrag is gebaseerd op de som van de werkzaamheden uit de MJOP in het jaarplan. Door het meegeven van dit plafondbedrag wordt er zorggedragen dat er geen overschrijding plaatsvindt op het budget. Naast dit kaders kunnen er kaders meegegeven worden gericht op het verlagen van het energieverbruik of het aantal jaar dat er geen onderhoud hoeft plaats te vinden na uitvoering van de voorgestelde werkzaamheden.

Samenhang met het MJOP

De manier van het uitvragen van planmatig onderhoud zoals bovenstaand beschreven hangt samen met hoe het MJOP opgesteld dient te worden, met name gericht op het detailniveau. Voor aanvang van de planmatige werkzaamheden zal de partij op locatie zelf gaan beoordelen wat de situatie is. Het voorzien van informatie naar de betreffende partij vanuit het MJOP wordt dan minder tot nihil.

Indien er voor een betreffend jaar als voorbeeld een vervanging van het dak op de planning staat, zal dit doorlopen kunnen worden middels bovenstaande procedure. De partij zal voor start van de werkzaamheden naar locatie gaan om het dak te bezichtigen. De informatie die benodigd is voor het uitvoeren van het onderhoud wordt door de partij dan verzameld op locatie.
Dit houdt in dat vanuit het MJOP de informatiebehoefte beperkt is. Op basis van bovenstaand voorbeeld zou in het MJOP geen onderscheid gemaakt hoeven te worden in de type dakbedekking. Dit zou kunnen volstaan met een gemiddelde prijs op basis van de diverse type dakbedekking om te kunnen voorzien in een budget. Op deze manier zal het MJOP beperkter zijn qua omvang en zorgt het ervoor dat er geen overbodige informatie wordt opgenomen.
Andere voorbeelden richten zich bijvoorbeeld op het opnemen van verlichting op basis van stuks, dit kan gerichter op basis van bruto vloeroppervlak. Hetzelfde geldt voor het hang- en sluitwerk.
Uitgangspunt is dat het MJOP moet voorzien in informatie wat benodigd is en dient aan te sluiten bij hoe het planmatig onderhoud wordt aanbesteed.

Samengevat

Bovenstaande visie op de strategie van het aanbesteden van planmatig onderhoud kan als volgt worden samengevat:

• Per discipline worden er drie partijen gecontracteerd voor gedurende de looptijd van de overeenkomst.
• Op basis van een jaarplan van de opdrachtgever wordt er elk jaar een uitvoeringsplan gemaakt door de drie gecontracteerde partijen (per discipline).
• Er wordt jaarlijks een mini competitie uitgevoerd om aan de partij te gunnen die het beste plan heeft ingediend.
• Het plan omvat een omschrijving van hoe de partij de werkzaamheden uitvoert binnen de meegegeven kaders: zoals plafondbedrag, strategie van het pand en duurzaamheidseisen.
• Door het meegeven van een plafondbedrag wordt er niet overschreven op de aangevraagde budgetten vanuit het MJOP.
• De plannen worden vervolgens beoordeeld door een beoordelingscommissie.
• De kennis van de markt wordt benut: partijen kunnen zelf komen met innovatieve of duurzame oplossingen door dit te verwerken in hun plan. Er wordt niet alleen uitgevoerd wat er aan de voorkant omschreven is in een werkomschrijving.