Overeenkomsten gemeentelijk vastgoedbeheer

In ons werk mogen we veel gemeentes ondersteunen bij het beheer van de vastgoedportefeuille. Ondanks dat elke vastgoedportefeuille anders is, zien we ook echt overeenkomsten in het beheer van een vastgoedportefeuille. Reden genoeg om de drie volgende thema's te behandelen: écht aan de slag met verduurzamen, financiële transparantie en sturen met het vastgoedinformatiesysteem.

Verduurzamen
Verduurzamen van de gemeentelijke vastgoedportefeuille, de uitdaging waar gemeentes nu voor staan. Deels vanuit het landelijke kader maar vooral ook vanuit de gemeentelijke ambities. Er is geen gemeente die geen ambities heeft die verder gaan dan het landelijke kader, het vertalen van deze ambities naar het uitvoeren van daadwerkelijke maatregelen is echter een stap waarvan wij zien dat die niet overal van de grond komt. Het echt beginnen met verduurzaming vergt schaken op verschillende borden, afspraken met huurder over de energiebesparing in relatie tot de investering, het uitwerken van de verduurzamingsmaatregelen en het aanbesteden hiervan en het overtuigen van de gemeenteraad dat er forse budgetten nodig zijn om de ambities waar te maken.

Bij verschillende gemeenten schaken wij op verschillende borden, voor gemeente Steenwijkerland kijken we bijvoorbeeld naar de daadwerkelijk uit te voeren maatregelen per object en voor gemeente Deventer adviseren we over de financiële kant met de vertaling naar enerzijds de consequenties voor de huurders en anderzijds de consequenties voor de gemeentelijke financiën waar de gemeenteraad wat van moet vinden. Gemeente Haarlem hebben we ondersteund met het zetten van de eerste stap, het vertalen van de gemeentelijke ambities naar een raming van de benodigde investering voor verduurzaming van de gehele gemeentelijke vastgoedportefeuille.

Bij elke gemeente zien we dezelfde vraagstukken terugkomen en écht aan de slag gaan met verduurzaming is bij veel gemeenten moeilijk. Met onze brede ervaring, van het uitwerken van concrete maatregelen tot het schrijven van voorstellen voor college en gemeenteraad, zien we dat gemeenten met onze ondersteuning wel de stappen kunnen zetten die nodig zijn om de duurzaamheidsambities te halen.

Financiële transparantie
Voor veel gemeentes is het een uitdaging om op financieel gebied transparant te zijn naar zowel burgers als bestuurders. In onze visie zou het doel moeten zijn om eerst de huidige situatie in kaart te brengen met inzicht in de kosten en baten per gebouwen en vervolgens de gevolgen van beleidskeuzes in de toekomst weer te geven. Denk bij deze beleidskeuzes bijvoorbeeld aan het afstoten van vastgoed, verduurzaming of het invoeren van een kostprijsdekkende huur. Hiermee wordt meer inzichtelijk gemaakt voor bestuurders wat de gevolgen van het gekozen beleid zijn en hoe hieraan bijgestuurd kan worden.

Bij de gemeente Deventer hebben wij het afgelopen jaar mogen meewerken aan het creëren van financiële transparantie. Daar is gekozen om de gemeentelijke begroting uit te breiden met een paragraaf vastgoed. In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de gemeentelijke vastgoedportefeuille en wordt vooral ook inzicht gegeven in de financiën die hierbij horen. Deze paragraaf geeft hiermee transparantie en sturingsmogelijkheden voor bestuurders en gemeenteraad en inzicht voor de geïnteresseerde burger.

Mocht u de paragraaf vastgoed van de Gemeente Deventer willen inzien dan kan dat hier:
https://www.deventer.nl/besturen/financi-n/documenten-het-geld-van-deventer/documenten-2024/programmabegroting-2024-mjb-2025-2027.pdf

Vastgoedinformatiesysteem

Het doel van een vastgoedinformatiesysteem is het creëren van consistente en betrouwbare sturingsmogelijkheden binnen een tijdsinspanning en met een kwaliteit die past bij de beoogde doelen. Een goed werkend vastgoedinformatiesysteem begint bij het bepalen van de doelen die ermee bereikt dienen te worden. Wilt u het systeem gebruiken voor vastlegging van uw portefeuille, contractmanagement, technisch beheer en/of meldingenbeheer? Wanneer uw doelen duidelijk zijn kan hierbij het meest passende systeem gekozen worden.

Vervolgens dienen de doelen specifieker te worden bepaald op de hiervoor genoemde werkgebieden. Wij zien vaak dat er vooraf te weinig inzicht is in de doelen van het informatiesysteem voor verschillende functies, dit leidt tot foutieve of onnodige vastlegging van informatie of frustratie over een systeem dat niet oplevert wat beoogd was. Wanneer dit gebeurt zal een systeem op termijn vervuilt raken en steeds minder werkbaar worden.

Wij helpen u hierbij met het stellen van de juiste vragen. Door met verschillende mensen binnen een organisatie in gesprek te gaan brengen kunnen wij u een advies geven welk informatiesysteem het best aansluit bij uw wensen en doelen. Daarnaast kunnen wij u ook helpen bij het opzetten van de juiste informatiestructuur binnen uw systeem. Door onze ervaringen kennen wij de valkuilen van het vastleggen van gegevens op een te globaal niveau, dit kan leiden tot een te kort aan gegevens om kosten en opbrengsten juist te rubriceren. Maar aan de andere kant zal het vastleggen van gegevens op een te laag niveau leiden tot onnodig werk en verouderde en/of inconsistente data.

Als u het juiste systeem met een goede informatiestructuur hanteert dient de informatie alleen nog consequent bijgehouden te worden. Middels rapportages van de informatie uit het vastgoedinformatiesysteem kunnen ontwikkelingen in uw vastgoedportefeuille in beeld gebracht worden. Deze rapportages vormen de basis van de sturingsmogelijkheden waar u naar zoekt.