Audit op juistheid en compleetheid data en informatie

Gemeente Steenwijkerland is een gemeente met 110 te beheren objecten, wat neerkomt op een totaal van circa 52.000 m² BVO. StructureGroup heeft opdracht gekregen gemeente Steenwijkerland te helpen bij het inventariseren van de juistheid en compleetheid van alle informatie rondom de vastgoedportefeuille. Hierdoor worden blinde vlekken zichtbaar en worden ontbrekende  meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s), geen afspraken in de huurovereenkomst over het uitvoeren van het onderhoud. 

De gestructureerde aanpak van StructureGroup gaat van grof naar fijn. In eerste instantie wordt (gezamenlijk) bepaald welke objecten allemaal in gebruik zijn. Vervolgens wordt bepaald welke in eigendom en in eigen beheer zijn. Daarna wordt per object de status van het MJOP bepaald. Parallel wordt per object de status van de huurovereenkomst onderzocht en wordt de bijbehorende demarcatie beoordeeld. Per object worden alle risico's en kansen in beeld gebracht. 

Het resultaat van de complete inventarisatie wordt visueel weergegeven in een door StructureGroup ontwikkeld online dashboard.

Het resultaat van de inventarisatie is dat gemeente Steenwijkerland een actueel beeld heeft van de data en de informatie van haar integrale vastgoedportefeuille. Ze weet hiermee wanneer huurovereenkomsten aflopen, waar in de demarcatie onduidelijkheden zitten, waar in de objectenstructuur aandacht benodigd is, waar zich bouwkundig of installatietechnisch mogelijke risico's bevinden in objecten. 

Tevens is er met de inkijk in alle data en informatie een advies gegeven over hoe naar de toekomst toe een meer robuust systeem in te richten aangaande de dataverwerking rondom het beheren en onderhouden van het vastgoed.

Gemeente Steenwijkerland weet hiermee waar zij staat en wat zij te doen heeft. Daarnaast heeft zij hiermee een goede basis voor toekomstige aanbestedingen van het onderhoud.